Groupe NPI
Groupe NPI utilise depuis plusieurs années le logiciel de comptabilité Acomba. L’inconvénient majeur auquel faisait face le Groupe NPI concernait la complexité des commandes par leurs clients. Les représentants devaient contacter le personnel du bureau par téléphone plusieurs fois par jour dans le but de connaître les prix des produits, faire des soumissions ou pour passer une commande. Les vendeurs utilisaient aussi des bons de commande papier qui était envoyés par fax ou par courriel. Ceci créait une surcharge de travail pour le personnel de bureau et augmentait les risques d'erreurs étant donné la double saisie.
Le Groupe NPI fit donc appel à Logiaction pour trouver une solution afin que les représentants puissent avoir accès à l’information la plus récente en tout temps ainsi que pour alléger la tâche des employés de bureau. La solution proposée devait permettre une plus grande autonomie pour les représentants et diminuer le nombre d’erreurs de commande.
Intranet WEB Acomba
Le système web Intranet pensé et créé par Logiaction est connecté directement à la base de données Acomba. Il permet aux vendeurs et aux employés de bureau de consulter le dossier de leurs clients, de faire des recherches de produits par mots-clés section ou sous-section, de consulter la fiche des produits en temps réel avec la photo, le prix, la quantité disponible et toutes autres informations disponibles.
Le représentant sélectionne un client et par la suite, ajoute les produits à un panier pour enregistrer la commande ou la soumission qui est sauvegardée directement dans Acomba. Un courriel avec une copie de la commande en format PDF est acheminée au responsable de l'entrepôt, au vendeur et au responsable du bureau. Pour les représentants qui désirent utiliser un fichier Excel, il est possible de l'importer dans le panier pour ensuite le modifier et de sauvegarder le tout dans Acomba. Ce système permet d'éviter plusieurs erreurs de saisie et de rendre les représentants plus autonomes. Tout cela dans l'objectif d’éviter les doubles-tâches du personnel, d'offrir un meilleur suivi aux clients et bien sûr d’économiser temps et argent.
Solution évolutive à long terme
Le groupe NPI a compris très vite que l'investissement rapportait. Il a donc décidé de poursuivre son virage technologique en faisant appel à nos services pour perfectionner son système Intranet. Ensemble, nous analysons les besoins de l’entreprise pour trouver des solutions à long terme pour éviter les tâches répétitives. À ce jour, nous avons développé pour le Groupe NPI, plusieurs modules qui sont greffés à l’Intranet de base. En voici quelques uns:
- Historique et consultation des soumissions, commandes et facturations
- Rapport de vente et profits pour les vendeurs
- Création d'un catalogue en pdf, Word ou Excel pour les représentants
- Calcul des frais de transport selon les transporteurs
- Suivi des commandes
- Suivi des achats
- Réception des achats (Stock reçu)
- Gestion et suivi de paiement
- Plusieurs automatisations de courriel
Le tout est accessible en temps réel avec Accomba partout 24 heures sur 24 et de façon tout à fait sécuritaire.
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